协同办公系统

协同办公系统依据学校各管理部门的职能划分与工作流程,为教职工及管理人员提供先进实用、高效安全的无纸化办公平台。协同办公系统包含以下九个功能模块:基础数据管理、系统定制、文件管理、日常办公、电子邮件、电子公告、会议室管理、用车管理、EC即时通讯工具。

具体描述如下:

(1)基础数据管理:管理系统的基础数据,例如常用意见和数据字典。

(2)系统定制:主要针对系统的表单和流程的定制功能。可视化的表单定制界面和智能化的流程定制界面,使管理员可以轻松定制表单和流程,并且不容易出错。

①流程定制

流程是一类工作的处理过程,如发文处理、收文处理、工作请示、采购申请、出差申请等等,一个流程由若干个环节组成,每个环节由相应的办理人根据权限进行办理。

定义好的流程必须先“启用”,才能够在日常办公模块中应用。要修改流程必须先将流程“暂停”才能修改。

(3)文件管理:用户可以规划自己的文件管理体系,根据实际需要设置文件库(例如:审批文件库、公文库、财务报表、规章制度、公共信息、行政事务、质量管理等等)

(4)日常办公

日常办公模块是进行工作流转处理的场所,学校中公文的处理和各项日常审批工作都可以定义成相应的表单和流程在此进行流转办理,办理结束自动通知相关人员,并将办理完的文件归档到相应的文件库中。

(5)电子邮件

为每一个办公人员提供了一个内部邮箱,用于内部办公邮件的收发。

(6)电子公告

用于单位内部重要信息的发布,如公告、通知、表彰、批评等,电子公告的发布人由系统管理员设置。

(7)会议室管理

会议管理涉及到会议安排、会议通知、会议纪要、会议反响和会议查询。

(8)用车管理

用车管理包含如下流程:用车申请、部门领导审核、办公室调度、司机签收任务、司机任务完成、办公室审核、结束。